Заказные конференции «под ключ»
Компания IT-People известна своими мероприятиями. Вот уже десять с лишним лет мы проводим DUMP, PyconRussia, Failconf и другие конференции и деловые встречи — от солнечной IT-регаты на Средиземном море до глубоко профессиональной RustCon, на которую приезжают самые загадочные и закрытые разработчики — те, что пишут на Rust.

У нас огромный опыт организации и проведения мероприятий. И мы готовы помочь вам в профессиональной, продуманной до мелочей, организации мероприятия «под ключ».

Одним из последних наших кейсов стал фестиваль в Казани Ak Bars Digital Fest. Вот как это было.


ФЕСТИВАЛЬ
«ПОД КЛЮЧ»
Как мы организовали и провели Ak Bars Digital Fest в Казани
О фестивале
Ak Bars Digital Fest — фестиваль для айтишников всех направлений, который проводит компания Ak Bars Digital. Первый фестиваль состоялся в октябре 2021 года и собрал около 200 участников.

Цель фестиваля в 2022 году:

Создать IT-комьюнити в Казани, познакомить друг с другом айтишников из разных сфер, показать, что область IT гораздо шире, чем коммерческая разработка.

Задачи:

  1. Организовать продажу билетов (первый фестиваль был бесплатным)

  2. Организовать выступление современного музыканта в рамках фестиваля

  3. Добиться широкого охвата в казанских СМИ и пабликах до и после фестиваля

  4. Собрать 400 участников
Организатор фестиваля определялся тендером, в котором мы победили. Сложность оказалась в том, что за время, прошедшее от заполнения заявки до определения победителя, ситуация в мире и стране сильно изменилась. В результате бюджет на проведение уменьшился в 3 раза, а задачи остались те же.


Что мы сделали
  1. Разработали концепцию программы, которая позволила объединить в одном месте огромную аудиторию казанских айтишников с разными интересами.

  2. Собрали пул потенциальных спикеров, отобрали тех, чьи темы подходят под тематику фестиваля, связались с ними, организовали приезд в Казань и выступление.

  3. Разработали дизайн и сделали сайт на tilda.

  4. Разработали дизайн мерча (рюкзаки из высокотехнологичного тайвекса), раздаточной и рекламной продукции, организовали производство и доставку на площадку.

  5. Анонсировали фестиваль в крупнейших казанских СМИ и местных пабликах.

  6. Создали сообщество Вконтакте и вели активную работу в телеграм-чате мероприятия

  7. Нашли исполнителя на музыкальную часть фестиваля (Антоха МС) и обеспечили его райдер.

  8. Организовали подрядчиков (кейтеринг, звук, развлечения на площадке, фотографы и видеооператоры).

  9. Договорились с ведущими и прописали основные пункты в сценарии (спикеры, доклады и тд).

  10. Организовали фото и видеосъемку с постпродакшеном (видеоклипы, которые будут использоваться для отчетов о фестивале и рекламы следующего)

  11. Организовали регистрацию на площадке с выдачей бейджей и мерча .

  12. Все время фестиваля находились на площадке, контролировали, следили, помогали, отвечали на вопросы, показывали, поддерживали, слушали, кормили и тд.

Результаты
  1. План продажи билетов выполнен на 100%, причем солд аут случился еще за неделю до фестиваля. Это особенно круто, потому что первый Ak Bars Digital Fest проходил бесплатно, да и в целом жители Казани избалованы бесплатными мероприятиями и не очень охотно покупают билеты.

  2. О нас написали местные СМИ: анонс и гид фестиваля на портале Enter, сюжет о Фестивале вышел на местном молодежном телеканале Шаян ТВ.

  3. Посетители были в восторге от мерча — рюкзаков. И с удовольствием носили их и после фестиваля.

  4. На фестивале выступили классные спикеры из разных сфер IT: кинопроизводство, медицина, дизайн, разработка, наука и космос.

  5. Мы получили множество положительных отзывов от участников, спикеров и заказчика проекта.

Хотите, чтобы мы организовали и провели мероприятие «под ключ»
для вас и вашей компании?
Просто напишите нам и мы свяжемся с вами для уточнения всех деталей